"Hay que realizar ensayos, hay que emprender esfuerzos. Algunos cuerpos tienen que caer en la brecha para que otros pasen sobre ellos". Florence Nightingale
Un dashboard es una herramienta muy completa ya que, además de ayudar a las empresas a poder visualizar sus datos de una manera más intuitiva y directa, también controla la información que se maneja. En El Arte de Medir by Ibermática ayudamos a nuestros clientes en la construcción de sus cuadros de mando y desde hace un tiempo, nos hemos dado cuenta que el 80% de los que estaban circulando por las empresas se consultaban poco o nada. Para analizar por qué pasa esto, contamos con la colaboración de Nadia Fankhauser, InfoVis Designer & Data Visualization en El Arte de Medir by Ibermática.
El uso del dashboard
A la hora de pensar por qué un dashboard deja de ser usado, se le pueden atribuir algunas causas, como por ejemplo el paso del tiempo o el cambio de formatos. Pero cuando se analiza más en profundidad, suelen cumplirse una serie de patrones claros los cuales hacen que, al final, el dashboard deje de servir con el propósito por el que fue construido. Para arrojar un poco de luz a esto, a continuación vamos a analizar los diferentes patrones que hemos identificado en las fases de la construcción de un cuadro de mando y que conllevan una serie de errores que se pueden cometer.
Definición de KPIs
El primer paso a tener en cuenta a la hora de crear un cuadro de mando es la definición de los KPIs y objetivos, los cuáles deben responder a estas preguntas:
- Cuál es el objetivo del cuadro de mando.
- Qué tipo de necesidades pretende cubrir.
- Qué tipo de información se va a plasmar.
- Qué historia se va a contar.
Esta primera parte es fundamental ya que en muchos casos nos encontramos con escenarios donde parece que se tiene claro lo que se va a medir, pero el impacto dentro del dashboard no es útil por una falta conceptualización. Para no caer en esto y poder definir el objetivo principal del cuadro de mando, hay que buscar lo que verdaderamente se quiere conseguir con los datos y el impacto que queremos que provoque en el usuario. Esto es sin duda lo que va a ayudar al dashboard en varios aspectos: en la métrica, la forma de visualizar esa métrica o la forma en la que luego se pinta.
Pero entonces, ¿cuál es el objetivo principal dentro de la construcción de un dashboard? Sin duda, buscar el impacto que haga actuar al usuario. Es decir, si se construye un cuadro de mando para ver cómo va el negocio a grandes rasgos, esto provocará que solo se sumen indicadores, en vez de aportar información de calidad. Para no cometer este error, es importante contar con una estrategia que abarque la visualización y elección de las métricas para así identificar bien el objetivo de lo que verdaderamente se quiere visualizar.
Herramientas
Hoy día nos encontramos en un mercado donde hay una gran multitud de herramientas: producciones más pegadas al Business Intelligence y plataformas de datos, otras más centradas en el entorno digital como Google Data Studio o herramientas mixtas que permiten hacer cosas muy potentes tipo Power BI. Pero para poder elegir la que vaya a cubrir nuestras necesidades, el primer paso es identificar los diferentes escenarios y la forma de consumo de la información de los usuarios. Por ejemplo, hay escenarios donde muchos usuarios necesitan comunicarse de distintas maneras, y es labor del dashboard facilitar ese flujo de trabajo.
En este aspecto, siempre tendemos a vender las bondades de los cuadros de mando bonitos e impactantes visualmente, pero si analizamos el día a día de las empresas, la realidad es que hay muchas que hoy siguen usando Power Point para sus cuadros de mando. Por ello, a la hora de elegir la herramienta idónea, hay que tener presente quién va a ser el encargado de visualizar el dashboard y de cómo va a consumir la información. Por experiencia sabemos que cambiar un patrón de consumo es una tarea muy difícil, y más cuando las herramientas no ayudan. Por eso hay que analizar si la solución de visualización con la que se está trabajando es la que mejor conviene, o por el contrario, merece la pena invertir un poco más, tanto en dinero como en tiempo, en otra herramienta que cubra todas las necesidades.
Ingeniería de datos
En este punto toca hablar de los datos en sí, es decir, todo el proceso ETL de entender y adquirir el dato. Aunque esta parte es más para el equipo de Data Engineer, la realidad es que los silos de información afectan directamente a la visualización. Es más, una de las problemáticas más recurrentes es que hay cuadros de mando donde el cliente quiere ver una gran cantidad de métricas, las cuales salen de varias fuentes de datos diferentes, y claro, esa información no siempre es tan sencilla de manejar. Si el dato no está disponible en tiempo, forma o calidad, el dashboard falla.
Capa gráfica
Dentro de la capa gráfica, el mayor reto es poder ser capaces de mostrar visualmente lo que hemos explicado en las fases anteriores. Para ello, debemos entender exactamente cuál es el impacto que se busca con el dashboard, en qué va ayudar al negocio y, sobre todo, entender qué tipo de usuario es el que lo va a consumir, ya que hay tantos cuadros de mando como tipos de usuarios.
Un error que se suele cometer habitualmente es intentar incluir a diferente tipología de usuarios para que consuman un mismo cuadro de mando, por lo que éste pierde eficiencia. ¿Por qué es importante definir la audiencia que va a consumir el dashboard de cara a la capa gráfica? Porque esto será lo que defina la restricción visual con la que se va a trabajar. Es decir, esta información ayudará a definir con qué elementos se va a poder empezar a trabajar, los datos que van a aparecer, cómo se van a consumir y, en definitiva, a cumplir el objetivo principal del dashboard.
Explotación
Los cuadros de mando que construimos en EAM pasan por dos partes: una de validación del dato y otra de feedback, la cual va alineada con la parte de capa gráfica. Así es cómo verificamos si la idea con la que se ha partido y desarrollado el dashboard cumple con los objetivos del usuario.
Aún con esta parte bajo control, nosotros siempre recomendamos medir el uso del cuadro de mando. Para ello, hay que identificar al usuario a 3 niveles: exploración, análisis y presentación. Es importante dilucidar esto ya que será la expectativa con la que se va a medir el dashboard. En el caso de la explotación en sí, uno de los mayores problemas que observamos es que en muchas ocasiones se usa de la misma manera un dashboard y un informe, lo que repercute negativamente en el objetivo principal del dashboard que es el de actuar. Por mucho que se tenga la foto de los datos, sin un contexto que enseñe lo que es bueno o malo, el usuario no va a ser capaz de detectar alguna anomalía o de tomar decisiones, lo que se convierte en el gran problema.
Otro elemento con el que hay que tener cuidado es la gestión de expectativas. Es posible que el cliente tenga la certeza que cuenta con una herramienta que le va a ayudar a responder todas las preguntas de su negocio, pero como comentábamos antes, el cuadro de mando es una herramienta para acercar al usuario con el dato y, a partir de ahí, detectar otros temas. Cuando la expectativa que se genera no es la correcta, gran parte del problema viene dado porque desde nuestra posición como partners no hemos sido capaces de guiar al usuario en el camino. Por ello, debemos prestar más atención y aprender a explicar lo que un dashboard es capaz de hacer y de lo que no.
En definitiva, los cuadros de mando son herramientas muy poderosas si se tienen en cuenta los aspectos que acabamos de comentar. Lo que se busca es que al final el usuario no sienta que tiene otra herramienta más que consultar, sino que de verdad es de utilidad para poder tomar decisiones que impacten en el negocio.
Si quieres indagar un poco más sobre este tema, te invitamos a que te unas a la conversación entre Eduardo y Nadia en este episodio del podcast:
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